A realização de reuniões pode ser decisiva para a tomada de decisões de uma empresa. Independente de seu ramo, ter um espaço específico para apresentar propostas, negociar e fechar contratos torna-se um fator importante para o sucesso ou fracasso de um projeto. Além disso, é nesse local onde se trocam ideias, se fomentam inovações e se distribuem funções operacionais. Em alguns casos, pode ser usado para realizar treinamentos da equipe ou integração de novos funcionários.
Todos buscam uma empresa que seja séria, comprometida e profissional. Desse modo, investir em uma sala de reunião pode gerar uma boa impressão e transmitir credibilidade e confiança. Através de um ambiente limpo, organizado, funcional e confortável a empresa consegue demonstrar seus principais valores para clientes, colaboradores e parceiros.
A estrutura da sala de reunião deve ser adequada pois isso pode influenciar na forma como o relacionamento e a comunicação serão conduzidas. Uma experiência incômoda pode atrapalhar os objetivos e interferir nos resultados da reunião. Sentir-se sufocado, não ter uma cadeira confortável para se sentar, temperatura abaixo ou acima da média, entre outros fatores causam desconforto nas pessoas e faz com que elas sintam vontade de sair o mais rápido possível daquele ambiente. Mesmo com um “pitch” ou um projeto super interessante a ser apresentado, você não conseguirá reter a atenção dos participantes.
Para que esse espaço cumpra com suas principais funções, é necessário se atentar a alguns pontos importantes que devem ser bem planejados:
Móveis
O layout da sala é fundamental para o sucesso ou fracasso da reunião. Ao se sentirem mais confortáveis, os participantes conseguem manter o foco nos assuntos tratados e chegar a conclusões importantes. Por isso, invista em móveis de alta qualidade e sofisticação que tenham uma boa durabilidade. Procure alinhar o material, a cor e o design com a identidade da sua empresa.
A mesa é o item principal de uma sala de reunião. Pode ser redonda, quadrada ou retangular. Seu tamanho deve ser adequado para o espaço e a quantidade de pessoas estimadas para participar das reuniões. Para escolha das cadeiras, além do conforto, deve-se levar em consideração também o design. Modelos pequenos e de material frágil não são recomendados, mas sim aqueles mais amplos que façam as pessoas se sentirem melhor acomodadas. Defina uma quantidade mínima de cadeiras que serão utilizadas e tenha algumas extras para casos emergenciais.
Outros móveis como armários e aparadores também podem ser usados para compor o ambiente de reunião. Armários para armazenar documentos, materiais de escritório ou guardar equipamentos eletrônicos e aparadores para apoiar uma impressora, telefones ou bandejas com água e café.
Decoração
A decoração da sua sala de reunião será definida pela sua finalidade. Caso seja usada apenas para receber sócios e colaboradores, o ambiente pode ficar mais confortável e descontraído com o uso de puffs, abajures, sofás e poltronas, pinturas na parede mais coloridas entre outros itens. Mas para uma sala de reunião que irá receber clientes e fornecedores, a decoração deve ser mais formal, com cadeiras e mesas confeccionadas com material mais nobre. Uma opção também é incluir esculturas marmorizadas e tons mais neutros nas paredes. Se optar por algum quadro ou pintura, que sejam abstratos ou contenham tons mais claros em sua composição.
Iluminação e temperatura
Fique atento com a iluminação do ambiente. Luz excessiva pode gerar desconforto ou ofuscar a visão dos participantes, principalmente em apresentações virtuais, que exigem o uso de telas (desktop, notebook, projetor etc). Problema esse que pode ser resolvido com o uso de cortinas ou adesivos escuros nas janelas. Sendo natural ou artificial, a iluminação deve ser agradável para todos.
A temperatura do ambiente também deve ser considerada, pois, quando adequada, pode contribuir com o sucesso da reunião. Ventiladores, ar condicionado ou aquecedores são usados para climatizar o ambiente. Verifique qual equipamento será mais adequado para sua sala.
Manutenção e limpeza
Fazer a manutenção e limpeza da sala frequentemente torna-a mais agradável. Além do aspecto visual, a limpeza contínua contribui para conservar os componentes da sala e eliminar bactérias e ácaros que fazem mal a nossa saúde. É essencial manter o ambiente limpo, organizado e bem cuidado. Paredes bem pintadas, sistemas hidráulicos e elétricos funcionando e estrutura em bom estado (janelas, portas, piso, móveis etc) fazem toda diferença para o fechamento de negócios.
Acústica e revestimento
Observe se é necessário investir no revestimento da sala para melhorar sua acústica, garantindo que os sons externos não atrapalhem o que está sendo discutido. Empresas de grande porte por exemplo que lidam com veículos grandes ou maquinários em constante movimento fazem mais barulho e por isso necessitam de uma sala isolada.
Conectividade
Para uma reunião mais completa e elaborada, disponha de boa conexão com a internet, projetor ou televisão para visualizar as apresentações e cabos e tomadas visíveis. Algumas mesas de reunião já oferecem passagem para fiação interna que facilita o carregamento de celular e notebooks e evita que os fios fiquem espalhados, podendo causar acidentes.
Ao analisar todos esses tópicos e planejar com calma a sua sala de reunião você conseguirá deixar os participantes mais à vontade, estimular sua criatividade e aumentar sua produtividade, além de transmitir profissionalismo naquilo que está sendo abordado. E, caso não disponha de um espaço para a realização das reuniões, saiba que existem muitas empresas que oferecem soluções nesse sentido, como os ambientes colaborativos de coworking por exemplo.
Dicas para uma reunião adequada e produtiva
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